ICE Fragebogen #WirSindICE Jaroslava Marešová: Acht Tage, die alles entscheiden

Die ersten Tage entscheiden mehr, als die meisten denken

Das Onboarding bei ICE umfasst acht intensive Tage, in denen sich schnell zeigt, ob wir mit unseren neuen Kolleginnen und Kollegen an einem Strang ziehen. Reale Situationen, erste Aufgaben, erste Entscheidungen. Es gibt keine lange Eingewöhnungsphase – von Anfang an aktiv mitzuwirken, gehört zu unserem Verständnis eines gelungenen Starts.

Das gesamte Onboarding basiert auf persönlichem Erleben und direkter Interaktion. Neue Mitarbeitende sollen verstehen, wer wir sind, wie wir arbeiten und warum wir Dinge so tun, wie wir sie tun. Es ist der Einstieg in die Welt von ICE, auf den anschließend die Teams und die Arbeit an realen Projekten aufbauen.

Wir verstehen Onboarding als Investition – in Menschen, Beziehungen und Vertrauen. Daran beteiligen sich Mitarbeitende aus dem gesamten Unternehmen, einschließlich des strategischen Teams. Die Gesamtkoordination liegt in den Händen von Jaroslava Marešová, People & Culture Specialist. Im folgenden Gespräch gibt sie einen Einblick in den Ablauf des Onboardings und zeigt, was hinter den Kulissen passiert.

 Jaruško, was bedeutet Onboarding für dich persönlich?

Wenn ich ein Onboarding vorbereite, denke ich oft an meinen eigenen ersten Tag bei ICE zurück. Wie es war, in ein völlig neues Umfeld zu kommen. Man merkt erstaunlich schnell, ob man irgendwo dazugehört – oder eben nicht. Bei mir war dieses Gefühl sofort da. Es war, als wäre ich schon seit Jahren Teil des Teams.

Heute stehe ich auf der anderen Seite. Sobald die Einstellungen bestätigt sind, beginne ich damit, Termine abzustimmen und den Ablauf so zu planen, dass alles sinnvoll ineinandergreift. Natürlich läuft nicht immer alles exakt nach Plan – manchmal ergeben sich kurzfristige Änderungen. Aber auch das gehört dazu. Vielleicht kommen wir später noch darauf zu sprechen.

 Wie sieht der erste Tag eines neuen Mitarbeiters bei ICE aus?

Neue Mitarbeitende werden von unseren Navigatoren begrüßt. Sie machen sie mit der ICE-Kultur und unseren Werten vertraut – so, wie wir sie tatsächlich leben: anhand realer Situationen, erster Aufgaben und kleiner Herausforderungen.

Unser Ziel ist es, dass neue Kolleginnen und Kollegen bereits am ersten Tag verstehen, wie wir bei ICE arbeiten. Dabei spielt der persönliche Austausch eine zentrale Rolle. Wer nur zuhört und sich nicht einbringt, wird sich bei uns auf Dauer schwertun.

Und wenn sie am Ende ihres ersten Tages ihr erstes ICE-T-Shirt erhalten, ist das weit mehr als nur ein Willkommensgeschenk. Es hat eine symbolische Bedeutung und zeigt: Von diesem Moment an sind sie Teil unseres Teams.

 Worum kümmerst du dich während des Onboardings?

Es geht nicht nur darum, etwas zu „planen“. Jeder Tag hat seinen Sinn, jede Aktivität ihren festen Platz. Ich achte darauf, dass alles gut aufeinander abgestimmt ist, koordiniere die Kommunikation mit den Schulungsverantwortlichen und den neuen Mitarbeitenden und denke auch an die kleinen Dinge – vom Willkommenspaket bis zum gemeinsamen Mittagessen am ersten Tag. (lächelt)

Außerdem möchte ich betonen, dass unser Onboarding kein Rundum-sorglos-Paket ist – und auch nicht sein soll. Obwohl mein Büro gleich nebenan ist, geht es nicht darum, jemanden an die Hand zu nehmen. Eigenverantwortung gehört zu unserer DNA, und wir fördern sie vom ersten Arbeitstag an. Alle Termine sind übersichtlich im Kalender hinterlegt, Änderungen werden in Echtzeit aktualisiert. Es liegt in der Verantwortung der neuen Mitarbeitenden, den Überblick zu behalten und auf Veränderungen zu reagieren – genau wie später im Projektalltag.

 Welche Momente bleiben den neuen Mitarbeitenden besonders in Erinnerung?

LEGO und das Workspace Game. Zwei Aktivitäten, die mehr zeigen als tausend Worte: Wer gut im Team arbeitet, wer analytisch denkt und wer sich nicht entmutigen lässt, wenn etwas nicht auf Anhieb funktioniert. Genauso wird aber auch sichtbar, wer Ausreden sucht, manipuliert oder nicht teamorientiert handelt. Unterschiede in den persönlichen Werten treten bei diesen „Spielen“ sehr deutlich zutage.

Und dann gibt es diese Momente, in denen beispielsweise jemand aus dem Finanzbereich zum ersten Mal einen Schaltschrank montiert. Mit seinem eigentlichen Arbeitsbereich hat das nichts zu tun – aber plötzlich versteht er, womit unsere Kollegen in der Fertigung und bei der Inbetriebnahme beschäftigt sind. Erst dann wird das große Ganze greifbar.

Ich selbst habe das inzwischen auch schon mehrmals ausprobiert. Es macht unglaublich viel Spaß und ist eine großartige Erfahrung. Hoffentlich ergibt sich bald wieder die Gelegenheit, etwas zusammenzubauen. (lacht)

 Wie schließt das Onboarding an den Recruiting-Prozess an und wann kommen die Navigatoren ins Spiel?

Terka aus dem Recruiting und ich stehen in ständigem Austausch. Gemeinsam planen wir die Eintrittstermine so, dass neue Mitarbeitende optimal in den Rhythmus unseres Onboardings eingebunden werden.

Der Navigator begleitet neue Kolleginnen und Kollegen von Anfang an und steht ihnen während etwa der ersten Hälfte des Onboardings zur Seite. Bereits in dieser Zeit sammelt er unser Feedback, um zu verstehen, was der oder die Neue braucht und woran später angeknüpft werden sollte.

Nach etwa sechs Wochen findet das erste 1:1-Gespräch statt. Darauf bauen weitere regelmäßige Treffen auf. Mehr dazu verrät jedoch unser nächster Artikel, in dem einer unserer Navigatoren zu Wort kommt.

 Und welche Herausforderungen begegnen dir dabei? Womit hast du am häufigsten zu kämpfen?

Flexibilität. Man kann den gesamten Ablauf bis ins kleinste Detail planen – und trotzdem passiert immer etwas, das alles wieder durcheinanderbringt. Ein Wechsel im Team, ein erkrankter Schulungsverantwortlicher oder ein neuer Mitarbeitender, der kurzfristig zum Arzt muss. Termine werden verschoben, Schulungsblöcke neu organisiert, Besprechungsräume getauscht und der Ablauf laufend angepasst.

Genau darin liegt jedoch eine der Stärken von ICE. Wir reagieren schnell und pragmatisch – ganz ohne unnötige Hektik. Und genau diese Fähigkeit möchten wir auch unseren neuen Mitarbeitenden von Anfang an mit auf den Weg geben.

Letztlich kommt es immer auf die Einstellung an. Deshalb sehe ich Änderungen im Ablauf nicht als Problem, sondern als Chance, das Onboarding kontinuierlich weiterzuentwickeln und noch besser zu machen.

 Was bereitet dir am Onboarding die größte Freude? Und womit beschäftigst du dich darüber hinaus bei ICE?

Am meisten freut es mich, wenn die neuen Kolleginnen und Kollegen am Ende des Onboardings zwar erschöpft, aber gleichzeitig begeistert sind. Wenn sie sagen, dass sie so etwas noch in keinem anderen Unternehmen erlebt haben. Und ganz ehrlich – ich freue mich auch immer ein bisschen, wenn das Onboarding erfolgreich abgeschlossen ist. (lacht)

Neben dem Onboarding kümmere ich mich um alles, was mit unseren Mitarbeitenden bei ICE zu tun hat – vom Eintritt ins Unternehmen über Arbeitsverträge, personelle Änderungen und Schulungen bis hin zum Austritt. Ich achte darauf, dass alle Prozesse den geltenden Vorgaben entsprechen und gleichzeitig im Arbeitsalltag praktikabel bleiben.

Besonders gerne suche ich nach Möglichkeiten, Routineaufgaben zu vereinfachen – zum Beispiel durch Automatisierung oder die Optimierung von Prozessen. Das spart Zeit und schafft Freiräume für die wirklich wichtigen Aufgaben.

 Worin siehst du den größten Sinn deiner Arbeit?

Ich mag es, wenn alles ineinandergreift. Meine Arbeit findet vielleicht eher im Hintergrund statt, aber ohne sie würde vieles nicht funktionieren. Manche würden wahrscheinlich sagen, dass ich mich hauptsächlich um Dokumente und Administration kümmere. Für mich ist jedoch entscheidend, dass ich damit den anderen den Rücken freihalte, damit sie sich ganz auf ihre eigentliche Arbeit konzentrieren können – ohne sich Gedanken darüber machen zu müssen, was wann und wie organisiert werden muss.

Genau darin sehe ich den Sinn meiner Arbeit: eine verlässliche Unterstützung für andere zu sein – jemand, auf den man sich verlassen kann und der dafür sorgt, dass Kopf und Hände frei bleiben für das, was wirklich zählt.

 Was inspiriert dich am meisten an der Arbeitsweise bei ICE?

Dass hier niemand einfach nur seine Zeit absitzt. Wenn etwas nicht funktioniert, wird es angegangen. Und wenn sich etwas besser machen lässt, probieren wir es aus. Jeder weiß, wofür er verantwortlich ist – auch ohne ständige Kontrolle. Und wenn jemand einmal nicht weiterweiß, scheut er sich nicht, um Hilfe zu bitten.

Genau diese Mischung aus Tatkraft, Eigenverantwortung und Bodenständigkeit motiviert mich jeden Tag aufs Neue.

Und was sagt Tereza Teclová, die für das Recruiting neuer Mitarbeitender verantwortlich ist, über Jaroslava?

„Jaruška und ich arbeiten nun schon seit drei Jahren im selben Team zusammen – und die Zusammenarbeit macht mir immer noch genauso viel Freude wie am Anfang. Sie sorgt nicht nur schon früh am Morgen für eine angenehme Atmosphäre im Büro und stellt sicher, dass uns die Schokolade nie ausgeht.“ (lacht)

„Wenn wir gemeinsam an einem Thema arbeiten, sucht sie immer nach der besten und effizientesten Lösung. Man kann sich in jeder Situation auf sie verlassen. Sie ist ein Mensch, der jederzeit bereit ist, mit Rat und Tat zu helfen.“